Privacy Verklaring

Natuurlijk vinden we Privacy belangrijk. Daarom doen we er alles aan om dit op een goede manier te waarborgen. Hieronder onze privacy verklaring.

PRIVACY VERKLARING EDITHONDERWIJS

Laatst bijgewerkt: Augustus 2025
Versie: 1.0

1. INLEIDING

EdithVervangt B.V. ("wij", "ons" of "EdithOnderwijs"), gevestigd te Amsterdam, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle diensten die worden aangeboden via ons platform voor automatische vervangingsregeling bij afmeldingen in het onderwijs.

2. CONTACTGEGEVENS

EdithVervangt B.V.
Adres: Hoogravenseweg 135
KvK-nummer: 62769634
Website: https://www.edithvervangt.nl
E-mail: [email protected]
Telefoon: 06 21574229 (Thijs) of 06 50233925 (Dirk)

Functionaris Gegevensbescherming (FG):
[Naam FG]
E-mail: [email protected]

3. PERSOONSGEGEVENS DIE WIJ VERWERKEN

3.1 Accountgegevens
- Voor- en achternaam
- E-mailadres
- Gebruikersnaam en wachtwoord (versleuteld)
- Functie/rol binnen de school

3.2 Contactgegevens medewerkers
- Naam leerkracht/medewerker
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- WhatsApp-nummer (indien opgegeven)
- Functie en specialisaties
- Werkdagen en beschikbaarheid

3.3 Afmeldingen
- Datum en tijd van afmelding
- Periode van afwezigheid
- Status van de melding
- Vervangingsgegevens
- Communicatie rondom de afmelding

3.4 Schoolgegevens
- Schoolnaam en adres
- Contactgegevens school
- Klassenindeling
- Roosters

3.5 Technische gegevens
- IP-adres
- Browser type en versie
- Apparaatinformatie
- Inloggegevens en activiteiten

4. BIJZONDERE PERSOONSGEGEVENS

Wij verwerken gezondheidsgegevens (afmeldingen) van onderwijspersoneel. Dit gebeurt alleen:
- Met expliciete toestemming van de betrokkene
- Voor de uitvoering van verplichtingen op het gebied van arbeidsrecht
- Op basis van een overeenkomst met de onderwijsinstelling

5. DOELEINDEN EN GRONDSLAGEN

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

5.1 Uitvoering van de overeenkomst
- Het faciliteren van afmeldingen
- Het automatisch regelen van vervanging
- Het beheren van beschikbaarheid en roosters
- Het verzenden van notificaties via WhatsApp/e-mail

5.2 Wettelijke verplichtingen
- Voldoen aan arbeidswetgeving
- Administratieve verplichtingen

5.3 Gerechtvaardigd belang
- Verbeteren van onze dienstverlening
- Beveiliging van ons platform
- Fraudepreventie

5.4 Toestemming
- WhatsApp-communicatie
- Nieuwsbrieven (optioneel)

6. BEWAARTERMIJNEN

- Accountgegevens: Tot 2 jaar na beëindiging account
- Afmeldingen: 2 jaar (conform arbeidswetgeving)
- Vervangingsgegevens: 1 jaar
- Communicatielogboeken: 6 maanden
- Technische logs: 3 maanden

7. DELEN VAN GEGEVENS

Wij delen gegevens alleen met:
- Scholen binnen dezelfde onderwijsorganisatie (zusterscholen)
- Freelance vervangers (alleen noodzakelijke contactgegevens)
- Externe vervangingspools (met toestemming)
- Onze dienstverleners (onder verwerkersovereenkomst):
  * Twilio (WhatsApp-communicatie)
  * Hosting provider
  * E-mail dienstverlener

Wij verkopen nooit gegevens aan derden.

8. GEGEVENS BUITEN DE EU

WhatsApp-berichten worden verwerkt via Twilio (VS). Hiervoor zijn passende waarborgen getroffen:
- Standard Contractual Clauses (SCC)
- Aanvullende beveiligingsmaatregelen

9. BEVEILIGING

Wij nemen de volgende maatregelen:
- SSL/TLS-encryptie voor alle dataverkeer
- Versleutelde opslag van wachtwoorden
- Twee-factor authenticatie (optioneel)
- Regelmatige security updates
- Toegangscontrole op basis van rollen
- Logging van alle toegang tot persoonsgegevens
- Regelmatige back-ups
- Incidentresponsplan

10. RECHTEN VAN BETROKKENEN

U heeft het recht op:
- Inzage in uw persoonsgegevens
- Rectificatie van onjuiste gegevens
- Verwijdering ("recht op vergetelheid")
- Beperking van de verwerking
- Data portabiliteit
- Bezwaar tegen verwerking
- Intrekken van toestemming

Verzoeken kunt u indienen via [email protected]. Wij reageren binnen 4 weken.

11. KLACHTEN

U kunt een klacht indienen bij:
- Onze Functionaris Gegevensbescherming: [email protected]
- De Autoriteit Persoonsgegevens: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

12. COOKIES

Wij gebruiken alleen functionele cookies die noodzakelijk zijn voor het functioneren van het platform:
- Sessiecookies voor ingelogde gebruikers
- Voorkeurscookies (taal, thema)

13. MINDERJARIGEN

Ons platform is niet gericht op minderjarigen. Wij verwerken alleen gegevens van onderwijspersoneel (18+).

14. WIJZIGINGEN

Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen. De laatste versie vindt u altijd op onze website. Bij substantiële wijzigingen informeren wij u via e-mail.

15. VERWERKINGSREGISTER

Wij houden een register bij van alle verwerkingsactiviteiten conform artikel 30 AVG.

---
Voor vragen over deze privacyverklaring kunt u contact opnemen via [email protected]