Aan de Slag met EdithOnderwijs

Laatste update: 2025-01-07 Versie: 2.0

Snel aan de slag - In 15 minuten operationeel

Deze handleiding helpt u stap voor stap bij het opzetten van EdithOnderwijs voor uw school. Na deze stappen is uw school volledig klaar voor automatische vervangingen.

🚀 Quick Start voor Directeuren

Stap 1: School Registreren (3 minuten)

  1. Ga naar edithvervangt.nl/registreer
  2. Vul uw schoolgegevens in:
    • Schoolnaam
    • BRIN-nummer
    • Contactgegevens
  3. Kies uw abonnement (30 dagen gratis proberen)
  4. Bevestig via de email die u ontvangt

Stap 2: Leerkrachten Toevoegen (5 minuten)

Optie A: Excel Import (aanbevolen)

  1. Download het Excel template
  2. Vul de gegevens van uw leerkrachten in:
    • Naam
    • Email
    • Telefoonnummer
    • Bevoegdheid (onder/midden/bovenbouw)
  3. Upload het bestand via Leerkrachten → Importeer CSV

Optie B: Handmatig toevoegen

  1. Ga naar Leerkrachten → Nieuwe Leerkracht
  2. Vul de gegevens in
  3. Herhaal voor elke leerkracht

Stap 3: WhatsApp Activeren (5 minuten)

  1. Ga naar Instellingen → WhatsApp
  2. Scan de QR-code met uw telefoon
  3. Bevestig de koppeling
  4. Test met een proefbericht

💡 Tip: Gebruik een apart WhatsApp Business nummer voor de school

Stap 4: Vervangingspool Configureren (2 minuten)

  1. Eigen ambulante leerkrachten: Worden automatisch gedetecteerd
  2. Zusterscholen toevoegen (optioneel):
    • Ga naar Netwerk → Zusterscholen
    • Voeg partnerscholen toe
  3. Externe pool (optioneel):
    • Ga naar Vervangers → Externe Pool
    • Importeer contacten van freelancers

📱 Voor Leerkrachten - WhatsApp Gebruiken

Afmelden via WhatsApp

Stuur een bericht naar het school WhatsApp nummer: - “Ik ben morgen afwezig” - “Afwezig vandaag” - “Afwezig vrijdag hele dag”

Het systeem begrijpt natuurlijke taal en bevestigt direct.

Wat gebeurt er daarna?

  1. Direct: U ontvangt een bevestiging
  2. Binnen 5 min: Systeem zoekt vervanger
  3. Binnen 10 min: Vervanger gevonden en bevestigd
  4. Updates: U krijgt bericht wanneer alles geregeld is

🎯 Voor Vervangers - Reageren op Verzoeken

Een verzoek ontvangen

U krijgt een WhatsApp bericht:

EdithOnderwijs: Beste Anna, er is vervanging nodig
voor Groep 5 op Basisschool Het Kompas, morgen hele dag.
Kun je invallen? Reageer met 'ja' om te accepteren.

Reageren

  • Accepteren: Antwoord “ja”
  • Afwijzen: Antwoord “nee” of negeer het bericht
  • Vragen?: Antwoord met uw vraag

🔧 Eerste Configuratie Checklist

Voor Directeuren

  • [ ] School account aangemaakt
  • [ ] Minimaal 5 leerkrachten toegevoegd
  • [ ] WhatsApp gekoppeld en getest
  • [ ] Notificatie voorkeuren ingesteld
  • [ ] Eerste test-afmelding gedaan

Belangrijke Instellingen

  1. Notificaties (Instellingen → Meldingen):

    • WhatsApp meldingen: AAN
    • Email samenvattingen: Dagelijks
    • Urgente meldingen: Direct

  2. Werkdagen (Instellingen → School):

    • Schooltijden instellen
    • Vakanties invoeren
    • Studiedagen markeren

  3. Bevoegdheden (Leerkrachten → Bevoegdheden):

    • Controleer onderbouw/middenbouw/bovenbouw
    • Voeg specialisaties toe (gym, muziek, etc.)

📊 Dashboard Gebruiken

Hoofdscherm Overzicht

Na inloggen ziet u direct:

  • Vandaag: Huidige afwezigheden en vervangingen
  • Deze week: Geplande afwezigheden
  • Acties vereist: Items die aandacht nodig hebben
  • Quick Stats: Vervangingspercentage, responstijd

Snelle Acties

Vanuit het dashboard kunt u direct: - 🔴 Nieuwe afmelding registreren - 👥 Leerkracht toevoegen - 📊 Rapporten bekijken - ⚙️ Instellingen aanpassen

🆘 Problemen Oplossen

WhatsApp werkt niet

  1. Controleer internetverbinding
  2. Herstart WhatsApp Web koppeling
  3. Check of nummer geblokkeerd is

Geen vervangers beschikbaar

Het systeem escaleert automatisch: 1. Eigen school → 2. Zusterscholen → 3. Externe pool → 4. Bureau

U krijgt altijd bericht over de status.

Verkeerde vervanger toegewezen

  1. Ga naar de afmelding
  2. Klik “Wijzig vervanger”
  3. Selecteer andere optie

📚 Trainingsmateriaal

Video Tutorials

Documenten

💡 Pro Tips

Voor een soepele start

  1. Begin klein: Start met een pilot groep van 5 leerkrachten
  2. Test eerst: Doe enkele test-afmeldingen voordat u live gaat
  3. Informeer iedereen: Stuur de WhatsApp instructies naar alle leerkrachten
  4. Backup contacten: Voeg altijd 2-3 externe vervangers toe als backup

Maximaal rendement

  • Vroeg melden: Hoe eerder de melding, hoe meer opties
  • Volledig profiel: Complete leerkrachtprofielen = betere matches
  • Netwerk uitbreiden: Meer zusterscholen = meer vervangingsopties
  • Feedback geven: Beoordeel vervangingen voor betere toekomstige matches

🎯 Doelen voor Week 1

  • [ ] Alle leerkrachten geïmporteerd
  • [ ] WhatsApp bij iedereen getest
  • [ ] Minimaal 3 succesvolle vervangingen
  • [ ] Eerste weekrapport bekeken

📞 Ondersteuning

Direct Contact

  • WhatsApp Support: +31 6 12345678 (ma-vr 7:00-18:00)
  • Email: [email protected]
  • Spoedlijn: 030-1234567 (alleen urgente zaken)

Zelfhulp

Persoonlijke Onboarding

Voor scholen met 30+ leerkrachten bieden we: - Persoonlijke setup sessie (via video call) - WhatsApp training voor team - Eerste week extra ondersteuning

Klaar om te beginnen? Start uw gratis proefperiode →

Overzicht
Veelgestelde Vragen